خب در دو قسمت قبلی در مورد چیستی و چرایی اهمال‌کاری و استراتژی‌های مختلف برای کنار گذاشتنش صحبت کردیم. حالا می‌خواهیم بگوییم که چطور می‌شود بهره‌وری را برای خودمان به عادتی بلندمدت تبدیل کنیم و اجازه ندهیم اهمال‌کاری دوباره راهش را به زندگی‌مان بازکند.
یکی از دلایلی که باعث می‌شود خیلی زود دوباره در دام اهمال‌کاری بیفتیم این است که سیستم روشنی نداریم که بر اساسش در مورد چیزهایی که واقعاً اهمیت دارند و باید اول به آنها رسیدگی کنیم تصمیم بگیریم. (غالباً داشتن سیستمی برای انجام دادن کارهای خیلی مهم‌تر از هدف داشتن است.)
یکی از بهترین سیستم‌های بهره‌وری اتفاقاً یکی از آسان‌ترین سیستم‌هاست. این سیستم با نام آی‌وی‌لی (The Ivy Lee Method) پنج مرحله دارد:
۱- پایان هر روز کاری، شش تا از مهم‌ترین کارهایی را که باید فردا انجام دهید یادداشت کنید. بیشتر از شش کار را ننویسید.
۲- آن شش کار را بر اساس اهمیت واقعی‌شان اولویت‌بندی کنید.
۳- وقتی فردا شد، فقط روی کار اولی تمرکز کنید و تا وقتی آن را کامل نکردید سراغ کار دوم نروید.
۴- باقی فهرست‌تان را با همین شیوه انجام بدهید. انتهای روز، هر کدام از کارها را که کامل نکرده‌اید به فهرست شش تا کار روز بعد منتقل کنید.
۵- این فرآیند را هر روز کاری تکرار کنید.
انجام این روش تأثیر خیلی زیادی بر کارایی و بهره‌وری دارد؛ در ادامه دلیل این تأثیر را توضیح می‌دهیم:
به اندازه‌ای آسان است که در عمل قابل اجراست.
اصلی‌ترین نقدی که نسبت به این روش‌ها مطرح می‌شود این است که خیلی ابتدایی‌اند. اما منتقدان پیچیدگی‌ها و ریزه‌کاری‌های زندگی واقعی را در نظر نمی‌گیرند. زندگی پر از اتفاق‌های ناگهانی است. به همین دلیل پیچیدگی در برنامه‌ریزی غالباً نشانۀ ضعف است چون بازگشت به برنامه را (بعد از حواس‌پرتی) دشوارتر می‌کند. هر روز برای ما اتفاق‌های غیرمنتظره‌ای میفتد و حواس‌مان را پرت می‌کند. باید تا حد ممکن این حواس‌پرتی‌ها را نادیده گرفت یا اگر لازم است به آنها رسیدگی کرد و هر چه سریع‌تر به فهرست کارهای اولویت‌بندی شده برگشت. برای هدایت رفتارهای پیچیده باید از قواعد ساده استفاده کنیم.
این برنامه مجبورتان می‌کند تصمیم‌های دشواری بگیرید.
در واقع چیز خیلی خاص و جادویی در عدد ۶ در تعداد کار روزانۀ برنامۀ لی وجود ندارد. اما، اینکه برای خودتان محدودیت قائل شوید حتماً تأثیری جادویی دارد. بهترین کاری که می‌توانید با ایده‌های زیاد و کارهای خیلی زیادتان انجام بدهید این است که آنها را هرس کنید و چیزهایی را که اصلاً ضروری نیستند حذف کنید. قانون لی خیلی شبیه به قانون ۲۵-۵ وارن بافت است، در این قانون شما باید روی ۵ کار خیلی مهم تمرکز کنید و باقی کارها را نادیده بگیرید. در اصل اگر شما به چیزی تعهد نداشته باشید با هر چیزی حواس‌تان پرت می‌شود.
مقاوت در برابر شروع را می‌شکند.
بزرگ‌ترین مانعی که اجازه نمی‌دهد کارهایمان را به سرانجام برسانیم این است که اصلاً شروع‌شان نمی‌کنیم. بلند شدن از روی کاناپه خیلی سخت است اما به محض اینکه شروع به راه رفتن کنید، انجام تمرین‌های ورزشی خیلی راحت می‌شود. روش لی مجبورتان می‌کند به اولین کاری که باید فردا به آن رسیدگی کنید از شب قبل فکر کنید. نویسنده‌ای را تصور کنید که ناچار است هر روز چهار تا پنج ساعت با خودش بحث کند که اصلاً چی بنویسد. اما اگر شب قبل تصمیم بگیرد، فردا صبح بیدار می‌شود و بالافاصله نوشتن را شروع می‌کند و باقی راه معمولاً خیلی راحت است. در ابتدا شروع کردن به اندازۀ موفقت مهم است.
وادارتان می‌کند که هر بار فقط روی یک کار تمرکز کنید.
جامعۀ مدرن عاشق انجام دادن چند کار با هم است. افسانه‌ای وجود دارد که می‌گوید هر چه پرمشغله و سرشلوغ‌تر باشید، بهترید. اما دقیقاً بر عکسش درست است. داشتن اولویت‌های کمتر باعث کار بهتر می‌شود. اگر رفتار کارشناسان زبده و کاربلد هر رشته‌ای را بررسی کنید به یک ویژگی مشترک خواهید رسید: تمرکز. دلیلش ساده است. نمی‌شود هم‌زمان چند خرگوش را دنبال کرد و باز هم موفق شد. ماهر و حرفه‌ای شدن در کارها نیازمند تمرکز و ثبات است.
صرفنظر از تکنیکی که استفاده می‌کنید همیشه این را در نظر داشته باشید: مهم‌ترین کار را اول هر روز انجام بدهید تا ریتم به سرانجام رسیدن اولین کار به کار بعدی‌تان منتقل بشود.
چطور به کمک سرنخ‌های تصویری با اهمال‌کاری مزمن مقابله کنیم
یکی دیگر از راه‌های مقابله با اهمال‌کاری مزمن استفاده از سرنخ‌های تصویری برای فعال کردن عادت‌ها و سنجش میزان پیشرفت است.
سرنخ تصویری چیزیست که شما بتوانید ببینید و به یادتان بیاورد که باید فعالیتی انجام دهید. در ادامه توضیح می‌دهیم که این سرنخ‌ها چه نقشی در مقابله با اهمال‌کاری دارند.
سرنخ‌ها شروع یک رفتار را به شما یادآوری می‌کنند.
ما اغلب اوقات در مورد توانایی‌مان برای یادآوری اجرای یک رفتار جدید به خودمان دروغ می‌گوییم. (ایندفعه دیگه واقعاً می‌خوام سالم غذا خوردن رو شروع کنم.) اما چند روز بعد،انگیزه‌مان ناپدید و مشغله‌های زندگی دوباره شروع می‌شود. معمولاً امیدمان برای در خاطر نگه داشتن یک عادت جدید خیلی زود به ناامیدی منجر می‌شود. به همین دلیل یک نشانه یا محرک تصویری لازم داریم. وقتی محیط اطراف‌مان ما را به سمت درستی هدایت کنند، اجرای عادت‌های درست خیلی راحت می‌شود.
سرنخ‌های تصویری پیشرفت‌تان در یک رفتار را نشان می‌دهند.
همه می‌دانیم که ثبات داشتن اصلی‌ترین بخش موفقیت است اما افراد بسیار کمی واقعاً میزان ثبات‌شان در زندگی واقعی را می‌سنجند. داشتن سرنخی تصویری مانند تقویمی که میزان پیشرفت‌تان را پیگیری می‌کند، شما را از این دام نجات می‌دهد چون سیستم سنجشی داخلی برای نشان دادن میزان پیشرف‌تان دارید.
سرنخ‌های تصویری تأثیری افزایشی بر انگیزه دارند.
هرچه مدارک نشان‌دهندۀ پیشرفت بیشتر شوند انگیزه برای ادامه دادن به آن عادت هم بیشتر می‌شود. هر چه تصویرهای بیشتری از پیشرفت‌تان ببینید، انگیزه‌تان برای به سرانجام رساندن کارتان بیشتر می‌شود. در اقتصاد رفتاری تحقیقات مختلفی در این مورد انجام شده است که از این تأثیر با عنوان تأثیر پیشرفت موهبتی یاد کرده‌اند. دیدن پیشرفت قبلی یک راه عالی برای شروع اقدامات سازندۀ بعدی است.
استراتژی‌های مختلفی برای ایجاد سرنخ‌های تصویری وجود دارد مثل استراتژی گیرۀ کاغذی یا استراتژی سینفیلد. شما می‌توانید بسته به نیاز خودتان یکی از استراتژی‌ها را برای ایجاد یک سرنخ تصویری و پیگیری روند پیشرفت‌تان انتخاب کنید.
این مطلب از سایت jamesclear انتخاب و ترجمه شده است.
مترجم: پرستو مسگریان
